Mis en place progressivement à l'assad, les PDA⁽¹⁾ permettent de faciliter l'organisation des interventions et la gestion de l'activité.

Nécessité d’une relation permanente entre intervenants et services administratifs

L’une des principales difficultés est d’assurer la communication entre les intervenants et les services administratifs, laquelle est indispensable pour la transmission de nombreuses informations. Par exemple, concernant l’organisation des interventions à domicile, il est nécessaire de transmettre aux salariés leurs plannings, les modifications imprévues (absence d’une personne, intervention supplémentaire liée à une sortie d’hôpital…), des informations sur les interventions à réaliser ou sur la personne à aider. A l’inverse, les intervenants ont besoin de joindre leur responsable lorsqu’ils rencontrent des difficultés (un usager qui n’ouvre pas sa porte, un usager en difficulté, un retard lié à des imprévus lors des déplacements…). La communication doit par conséquent être toujours possible entre les intervenants et « les bureaux ».

En outre, le recueil des informations est indispensable pour réaliser la gestion de l’activité, établir la facturation et suivre le temps de travail des salariés. Par ailleurs, il faut prévoir des modalités qui attestent de la réalisation de la prestation et transmettre aux financeurs les informations utiles.

Avec l’augmentation de l’activité, le recours à l’informatique est devenu indispensable. Mais cette informatisation était jusqu’à présent parcellaire, car limitée aux services «administratifs» et impliquait d’importantes saisies de données recueillies sur supports papier (feuillets de signature des personnes, états mensuels remplis par les salariés). 

Intérêt des PDA

Avec l’utilisation de nouveaux outils associant plusieurs fonctionnalités comme les PDA, l’objectif est double :
- faciliter la communication avec les salariés et la transmission de toutes les informations utiles et nécessaires,
- améliorer la gestion, le suivi de l’activité, en réduire les coûts et diminuer les risques d’erreurs liés aux saisies.

Les PDA permettent de transmettre aux salariés : les plannings, les fiches clients, les modifications d’intervention, de saisir les temps de déplacement, la distance entre deux interventions, les temps d’intervention. Dès la prestation terminée au domicile, celle-ci est validée sur le PDA et donc de fait, saisie informatiquement et transmise sur le serveur de l’association. Ainsi, si la prestation en elle-même n’est pas informatisable, ce qui concerne l’aspect organisationnel et le suivi l’est désormais.

Point d’avancement à l’assad

L’utilisation des PDA a d’abord été testée sur le service « portage de repas », ceci afin d’en vérifier la faisabilité et de mesurer les difficultés (en particulier, la fiabilité des outils, la couverture du secteur par les opérateurs de téléphonie, la nécessité de bâtir les logiciels, puisqu’aucun n’existait ou n’était adapté, l’acceptabilité des utilisateurs…) et les bénéfices.

Le développement de cette technologie aux autres services a nécessité un travail conjoint entre l’assad et une société ad hoc. L’assad a participé à la définition des besoins, y a associé des représentants des salariés, a assuré les tests et les expérimentations, puis le déploiement de l’utilisation de l’outil à l’ensemble du Service d’Aide et d’Accompagnement à Domicile (450 salariés, 450 000 heures d’intervention à domicile, 3 000 usagers concernés). La société a été chargée de concevoir et de réaliser les solutions logicielles.

Le déploiement s’est opéré secteur par secteur, organisé par un professionnel dédié et clairement identifié pour cette opération. A ce jour, tous les salariés sont formés et utilisent le PDA. L’ensemble des salariés a participé activement et efficacement au développement de l’utilisation de cet outil et leur intérêt, leurs remarques et questions ont contribué à améliorer l’efficience de ce système. L’abandon des divers formulaires papier est progressif. A terme, il permettra des économies importantes de temps de travail lié à la saisie, de fournitures (papier et enveloppes, soit par mois : 1 000 plannings envoyés, plus de 5 000 feuillets de signatures des usagers, environ 600 états de travail récapitulatifs des salariés) et de frais d’affranchissement. Par ailleurs, il facilite la communication entre intervenants et administratifs.

Perspectives

Outre l’amélioration de la communication et de la gestion, l’utilisation du PDA a profondément modifié l’informatisation de la gestion de l’activité. Aujourd’hui, elle n’est plus assurée seulement dans les locaux administratifs par quelques personnes, elle est réalisée par les salariés qui produisent la prestation, directement au domicile de l’usager.

Nous envisageons maintenant le développement d’autres fonctionnalités, en particulier : 
- la finalisation du projet PDA en y intégrant les procédures RH (demandes de congés payés, de modulation…), le but étant à terme de supprimer tous les supports papier dans les échanges avec nos salariés,
- la création d’un extranet qui permettra aux salariés d’accéder à des informations les concernant individuellement (suivi de leurs heures de travail, feuille de paye, revenu imposable..) ou plus collectivement (fiches techniques de formation, conseils professionnels…),
- la création d’un extranet à destination des usagers (ou de leurs familles) qui permettrait de consulter le planning des interventions prévues à leur domicile, les factures, les documents d’exonération fiscale, mais aussi des éléments d’informations utiles sur les prises en charge, les pathologies, des conseils…

Ces développements seront possibles si nous continuons à nous appuyer sur les salariés, à leur apporter une formation, non seulement pour l’usage du PDA, mais aussi plus largement sur l’usage d’Internet afin qu’ils soient eux-mêmes des vecteurs de diffusion permettant aux usagers d’utiliser ces nouvelles technologies.

Enfin, le développement de ces technologies dans le secteur de l’aide à domicile contribue aussi à la professionnalisation et à la reconnaissance de ce secteur.

(1) Personal Digital Assistant